Mengelola Organisasi Perusahaan

Achmanto Mendatu

Setiap korporasi perlu menatalaksana organisasi sebaik-baiknya agar efektif (bisa mencapai tujuan bisnisnya), efisien (berfungsi optimal dengan sumberdaya seminimal mungkin), dan berkelanjutan (bisa terus menjalankan aktivitas bisnis yang menguntungkan dalam jangka panjang). Untuk itu diperlukan hal-hal sebagai berikut:

• Memiliki target bisnis/kinerja organisasi yang terukur dan sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini dan masa mendatang.
• Memiliki proses bisnis pencapaian target bisnis/kinerja yang sesederhana mungkin dengan penggunaan sumber daya seminimal mungkin dan optimalisasi seluruh sumber daya yang tersedia.
• Memiliki pemangku/pelaksana organisasi dalam jumlah yang cukup dan cakap (kompeten) untuk mencapai target bisnis/kinerja organisasi.
• Memiliki manajemen kinerja pencapaian target bisnis/kinerja yang bisa mendorong pencapaian target.
• Memiliki budaya organisasi yang dijadikan acuan setiap pemangku/pelaksana organisasi dalam menjalankan kerja-kerja organisasi.

Target Bisnis/Kinerja

Target bisnis/kinerja merupakan induk/akar dari semua hal dalam organisasi. Target bisnis/kinerja menjadi acuan dalam; (1) menyusun proses bisnis dalam organisasi (fungsi, struktur, hubungan kerja antar fungsi), (2) memetakan kebutuhan kompetensi dan jumlah pemangku/pelaksana organisasinya, (3) mengelola sistem komunikasi dan monitoring pelaksanaan proses-proses bisnis, dan (4) penyusunan/penginduksian budaya organisasi. Pendek kata, target bisnis/kinerja adalah sebab pertama yang harus ada dalam sebuah organisasi. Semakin bagus sebuah target bisnis/kinerja diformulasikan, semakin bagus pula sebuah organisasi bisa dibentuk dan dijalankan.

Target bisnis/kinerja yang bagus adalah yang memenuhi kriteria 5T sebagai berikut:

1. Terpahami. Arti ‘terpahami’ di sini adalah mudah dipahami oleh semua pihak terkait. Tidak ada kebingungan. Setiap pemangku/pelaksana organisasi tahu persis apa target bisnis/kinerja yang menjadi tanggungjawabnya.
2. Terukur. Arti ‘terukur’ di sini adalah adanya kriteria dan batasan yang tegas untuk pencapaian target, yang bisa berupa situasi dan kondisi tertentu atau angka-angka atau persentase target capaian tertentu.
3. Teraih. Arti ‘teraih’ di sini adalah target bisnis/kinerja yang ditetapkan memang realistis untuk diraih sesuai dengan sumber daya yang dimiliki dan kerangka waktu yang ada. Target boleh ditetapkan setinggi-tingginya agar pencapaian target juga bisa setinggi-tingginya, namun perlu dipastikan bahwa penyesuaian sumber daya dan waktu bisa dilakukan.
4. Terawat. Arti ‘terawat’ di sini adalah adanya mekanisme untuk memonitor atau merawat target-target yang telah ditetapkan, agar tetap menjadi acuan pencapaian bisnis/kinerja.
5. Tersesuaikan. Arti ‘tersesuaikan’ di sini adalah bisa disesuaikan atau direvisi apabila situasi dan kondisi berubah.

Proses Bisnis

Proses bisnis adalah peta jalan yang digunakan organisasi untuk mencapai target bisnis/kinerjanya. Proses bisnis mencakup pemetaan fungsi-fungsi yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai targetnya, struktur organisasi yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut, dan bagaimana hubungan antar fungsi dalam bekerja sama mencapai target.

Peta fungsi atau disebut juga sebagai ‘peta bisnis/kinerja’ berisikan target-target yang harus dicapai dan dijaga oleh setiap fungsi/struktur dalam organisasi. Nilai ekonomi sebuah fungsi/struktur bagi organisasi dilihat dari seberapa penting peta bisnis/kinerja yang menjadi tanggungjawabnya bagi kehidupan ekonomi organisasi. Semakin penting ‘peta bisnis/kinerja’ yang dipelihara sebuah fungsi/struktur, maka semakin tinggi nilai ekonominya, dan maka semakin tinggi pula statusnya dalam organisasi.

Sebaik-baiknya proses bisnis adalah yang paling sederhana sehingga mudah dipahami siapa saja, menggunakan sumber daya seminimal mungkin dan bisa mengoptimalkan seluruh sumber daya yang tersedia. Proses bisnis yang sulit dipahami atau sulit dijalankan oleh pemangku/pelaksananya dan oleh pihak lain yang berkaitan adalah proses bisnis yang tidak efektif. Proses bisnis yang memboroskan sumber daya merupakan proses bisnis yang merugikan dan tidak efisien. Proses bisnis yang tidak bisa mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki adalah proses bisnis yang menghambat organisasi untuk bisa berkelanjutan.

Pemangku/Pelaksana Organisasi

Prasyarat agar proses bisnis bisa dijalankan untuk mencapai target bisnis/kinerja organisasi adalah adanya pemangku/pelaksana organisasi dalam jumlah yang cukup dan cakap (kompeten). Cakap jika tak cukup tak akan membuat target tercapai. Cukup jika tak cakap maka target jauh dari jangkauan. Jika kurang dan tak cakap, maka organisasi gagal. Target bisnis/kinerja utama fungsi/struktur yang mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) dalam sebuah organisasi adalah memastikan kecukupan dan kecakapan pemangku/pelaksana organisasi tersebut. Keduanya dicapai melalui kerja-kerja rekrutmen, pengembangan kompetensi, serta penatalaksanaan sistem kinerja, karir dan reward.

Secara garis besar terdapat 2 jenis kecakapan (kompetensi), yakni kecakapan teknis dan kecakapan non-teknis. Kecakapan teknis adalah kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk menyelesaikan target bisnis/kerja secara teknis. Sedangkan kecakapan non-teknis merupakan kemampuan pribadi yang harus dimiliki untuk menunjang peraihan target bisnis/kinerja seperti misalnya kemampuan berkomunikasi dan persuasi, bekerja sama, mengelola tim dan konflik, dan lainnya. Pemangku/pelaksana organisasi juga perlu memiliki keluwesan reorientasi kerja menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi sehingga organisasi pun dapat luwes melakukan perubahan target bisnis/kinerja untuk menyesuaikan dengan setiap perubahan bisnis yang terjadi.

Kecakapan (kompetensi) yang dibutuhkan untuk mencapai target bisnis/kinerja harus terletak pada level organisasi bukan pada level individu sehingga kehilangan individu tidak akan terlalu mempengaruhi keberlanjutan kerja organisasi dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Apabila yang cakap hanya satu individu atau sangat sedikit individu dalam sebuah fungsi/struktur organisasi, maka kehilangan individu yang cakap itu akan secara langsung mempengaruhi bisnis/kinerja organisasi. Padahal, kehilangan individu yang cakap merupakan keniscayaan bagi sebuah organisasi modern saat ini. Oleh karena itu perlu dipastikan agar kompetensi yang dibutuhkan sebuah fungsi/struktur organisasi dimiliki oleh sebanyak mungkin pemangku/pelaksana fungsi/struktur organisasi tersebut. “Satu hilang tumbuh berganti” adalah filosofi dasar dalam tata kelola SDM.

Manajemen Kinerja

Target bisnis/kinerja hanya bisa dicapai apabila tersedia manajemen kinerja yang baik. Pertama, target yang telah ditetapkan harus tersampaikan kepada pemangku/pelaksananya. Perlu dipastikan agar setiap pihak memahami benar apa target bisnis/kinerja yang diharapkan darinya. Para pihak juga perlu dibuat memahami apa konsekuensi-konsekuensi yang muncul apabila target bisnis/kinerjanya tidak tercapai. Selain itu para pemangku/pelaksana proses bisnis yang strategis perlu mendapatkan informasi-informasi strategis, seperti tentang kondisi perusahaan mutakhir, proyeksi perkembangan, visi dan misi perusahaan, dan lain-lainnya.

Kedua, proses-proses bisnis dimonitor sedemikian rupa sehingga para pemimpin/leader organisasi memiliki informasi akurat dan terbaru (update) tentang bagaimana proses-proses bisnis dijalankan dari waktu ke waktu, perubahan situasi dan kondisi yang terjadi, hingga tingkat capaian bisnis/kinerja. Cara memonitor proses bisnis bisa beragam, misalnya dengan melalui pelaporan berkala dalam berbagai bentuknya, pelaporan insidental, diskusi tertutup/terbuka para pihak, inspeksi, laporan kinerja fungsi/struktur organisasi dan para pemangkunya, dan lainnya.

Ketiga, hasil monitoring digunakan sebagai bahan mengevaluasi target bisnis/kinerja dan proses-proses bisnis untuk mencapainya. Eror dan kekurangan diperbaiki. Revisi target dan atau proses-proses bisnis merupakan sifat fundamental organisasi yang efektif, efisien dan berkelanjutan.

Budaya Organisasi

Terdapat adagium kuno namun tetap relevan hingga hari ini, yakni bahwa warisan terbaik seorang pemimpin/leader adalah budaya organisasi, yakni keberadaan acuan berpikir (mindset) dan bertindak (behave) pemangku/pelaksana organisasi dalam mencapai target-target bisnis/kinerja. Budaya organisasi adalah tentang cara berpikir dan cara bertindak yang benar menurut organisasi. Dengan adanya acuan itu, ─baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis─, maka setiap pihak secara otomatis paham apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam setiap situasi. Mereka pun jadi tahu kapan salah dan kapan benar.

Organisasi yang efektif, efisien dan berkelanjutan adalah yang berhasil membangun budaya organisasi yang kuat yang cocok dengan bisnisnya. Budaya organisasi mencakup diantaranya standar dalam: 1) pelaksanaan proses-proses bisnis untuk mencapai target bisnis/kinerja, 2) tata cara memperlakukan pelanggan/klien/stakeholder organisasi, 3) tata cara bertindak di situasi darurat dan dalam penyelesaian konflik, 4) tata pola komunikasi dan monitoring kinerja dalam organisasi, 5) tata cara memperlakukan setiap orang dalam organisasi, 6) dan sebagainya.